EFEKTIVITAS KOMUNIKASI TULISAN SEBAGAI BENTUK KOMUNIKASI BISNIS
Pada kesempatan kali
ini kita akan membahas tentang efektivitas komunikasi tulisan sebagai bentuk
komunikasi bisnis. Komunikasi merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan
dari kehidupan manusia. Komunikasi merupakan faktor yang penting bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis. Salah satu bentuk komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi tulisan. Komunikasi tulisan
adalah komunikasi yang dilakukan baik antar individu dan bagian dalam struktur
organisasi perusahaan maupun dengan pihak ketiga.
Komunikasi tulisan
dikatakan efektif karena dalam komunikasi tertulis kita mempunyai cukup waktu
untuk merumuskan dan merancang pesan yang disampaikan. Karena itu penyampaian pesan
secara tertulis mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu, (1) adanya
peluang untuk mengontrol pesan; (2) isi pesan yang disampaikan dapat memuat
informasi yang sangat kompleks; (3) pesan yang disampaikan dapat
didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa
mendatang; (4) pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin
dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.
Salah
satu bentuk komunikasi tulisan yang sering digunakan pada perusahaan yaitu
dalam bentuk surat. Surat merupakan kata yang sudah tidak asing lagi dalam
dunia bisnis maupun non bisnis. Menurut Purwanto, surat didefinisikan sebagai
berikut:
“Surat
merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain”.
Surat
dapat menjadi komunikasi yang efektif
dalam berbisnis. Melalui surat kita dapat menyampaikan semua informasi
yang dibutuhkan secara jelas kepada pihak lain.
Surat
order/pesanan merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis surat
bisnis. Dalam dunia bisnis tentunya kita
tidak bisa memenuhi segala sesuatu yang kita butuhkan sendiri, tetapi perlu
menjalin kerjasama dengan pihak luar. Kerjasama pengadaan barang dan jasa dapat
kita lakukan misalnya berdasarkan kontrak tahunan atau bulanan. Oleh karena itu
surat order/pesanan ini menjadi sangat penting. Hal yang perlu diingat dari
surat pesanan/order ini menggunakan pendekatan deduktif.
Ada
pun garis besar surat order/pesanan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
- Gunakan kalimat yang menunjukan order/pesanan pada bagian awal. Seperti, Mohon dikirim, Saya memesan atau kalimat-kalimat lain yang dapat meyakinkan penjual bahwa kita berminat untuk membeli. Hindarkan pemakaian kalimat-kalimat seperti, Saya tertarik pada…, Saya menyukai…
- Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir pesanan. Dijelaskan dengan menyebutkan nomor dalam katalog penawaran, harga, warna, ukuran, dan informasi-informasi lain yang memungkinkan korespondensi.
- Cantumkan pula rencana pembayaran dan tata cara pengiriman pesanan. Hendaknya diingat, mengirimkan pesanan akan dilakukan menurut cara-cara yang normal, bila kita tidak memberikan tata cara yang spesifik. Karena itu uraikan kapan, kemana, dan bagaimana pesanan dikirimkan.
- Tutuplah surat dengan kalimat yang menunjukan kepercayaan pengiriman surat.
Setiap
perusahaan yang telah menerima surat pesanan/order dari konsumen atau
pelanggannya, maka perusahaan tersebut dapat menyampaikan surat balasan
berupa pemberitahuan tentang pesanan barang.
Hal tersebut merupakan berita menyenangkan yang disampaikan perusahaan kepada
pihak ketiga yaitu pemberitahuan tentang telah diterimanya pesanan barang.
Surat resmi pemberitahuan secara individual dirasakan lebih bersahabat oleh
pemesan barang. Oleh karena itu betapa pun kecilnya jumlah pesanan barang,
surat pemberitahuan resmi tentang pesanan barang wajib dikirimkan. Di dalamnya
dijanjikan pesanan barang tersebut akan segera dipasok. Pesanan kecil pada hari
ini apabila dilayani dengan profesional pasti akan berkembang menjadi pesanan
besar dan reguler pada masa mendatang.