FUNGSI JURU BICARA
Fungsi
juru bicara sangat penting. Banyak pendapat yang mengatakan bahwa dalam usaha
pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya, tidak ada organisasi atau lembaga,
baik lembaga pemerintah maupun non pemerintah, yang dapat bergerak dalam
suasana terisolasir. Artinya, tidak ada organisasi yang akan mampu mencapai
tujuannya tanpa memelihara hubungan yang baik dengan berbagai pihak di luar
organisasi atau lembaga yang bersangkutan sendiri. Pada tingkat negara pun,
pemeliharaan hubungan itu dewasa ini sudah diterima sebagai keharusan mutlak,
baik pada yang menyangkut berbagai segi kepentingan, seperti kepentingan di
bidang ekonomi, pertahanan dan keamanan, politik, dan bahkan kepentingan sosial
budaya. ASEAN, OPEC, APEC, dan lain sebagainya adalah beberapa contoh dari
kebutuhan memelihara hubungan tersebut. Disinilah terletak fungsi juru bicara.
Kebutuhan-kebutuhan
tersebut timbul sebagai kenyataan bahwa sekarang ini tidak ada lagi negara yang
akan mampu mencapai tujuannya tanpa berhubungan dengan berbagai negara lainnya.
Prinsip yang sama berlaku bagi suatu instansi pemerintah, termasuk Departemen
Luar Negeri dengan bertitik tolak dari kenyataan bahwa Departemen Luar Negeri
mempunyai wewenang melaksanakan tugas-tugas pengaturan dan berkewajiban
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam hal ini Kepala Biro Administrasi
Menteri lah yang bertindak sebagai wakil dan Juru Bicara Departemen Luar Negeri
dalam berhubungan dengan pihak di luar Departemen.
“Pemeliharaan hubungan itu
bukan hanya dalam menyelenggarakan tugas-tugas pengaturan, akan tetapi juga
dalam memberikan pelayanan. Bahkan pemeliharaan hubungan dengan pihak yang
diatur dan yang dilayani pun perlu terpelihara dengan baik” (Siagian).
Salah
satu fungsi Juru Bicara adalah menyampaikan informasi-informasi mengenai
kebijakan-kebijakan dan kegiatan organisasinya kepada publik, baik masyarakat
maupun media massa. Dengan maksud pihak yang bersangkutan mempunyai
pengetahuan, pengertian dan pemahaman mengenai organisasi tersebut, dengan
harapan pemberian dukungan. Seperti yang dikatakan Siagian dalam bukunya “Teori
dan Prektek Kepemimpinan”:
“Kebijaksanaan dan kegiatan
organisasi perlu dijelaskan kepada berbagai pihak dengan maksud agar berbagai
pihak itu mempunyai pengertian yang tepat tentang kehidupan organisasi
perusahaan yang bersangkutan. Pengertian yang tepat diharapkan bermuara pada
pemahaman dan pemberian dukungan yang diperlukan, bertolak dari kepercayaan
berbagai pihak tersebut terhadap kemampuan organisasi memenuhi berbagai
kepentingan yang diwakili oleh pihak-pihak yang berkepentingan itu. Yang paling
bertanggung jawab untuk berperan sebagai wakil dan juru bicara perusahaan
adalah pimpinan perusahaan”.
Juru Bicara Departemen Luar
Negeri merupakan wakil Departemen Luar Negeri, yang ditunjuk langsung oleh
Menteri Luar Negeri, yang bertugas untuk menyampaikan informasi mengenai
kebijakan-kebijakan Departemen Luar Negeri. Serta mengklarifikasi issu-issu
atau masalah yang sedang dihadapi, guna menjaga citra Departemen Luar Negeri,
baik di dalam maupun di luar Departemen dan juga menjaga citra Indonesia baik
di mata bangsa Indonesia, maupun di mata dunia.
Dalam hal ini, walaupun
Kepala Biro Administrasi Menteri yang merangkap jabatan sebagai Juru Bicara
Departemen Luar Negeri merupakan pimpinan yang menduduki salah satu jabatan
dalam Departemen, ia mempunyai pengetahuan yang memadai tentang berbagai
kegiatan Departemen Luar Negeri sebagai pelaksanaan dari berbagai keputusan
yang telah diambil baik oleh Menteri Luar Negeri maupun pejabat pimpinan
Departemen Luar Negeri lainnya, karena selain ia mengikuti dan mengetahui
seluruh kegiatan Menteri Luar Negeri juga mendampingi Menteri Luar Negeri bila
bepergian atau menjalankan tugas ke luar negeri, serta mengetahui komunikasi
yang masuk dan ke luar Departemen, terutama komunikasi yang ditujukan pada
Menteri Luar Negeri.
“Dengan adanya struktur yang
disatukannya Juru Bicara dengan jabatan Kepala Biro Administrasi Menteri ini,
maksudnya adalah supaya tidak ada kesenjangan, dan ada pemahaman yang lebih
mendalam dengan apa yang menjadi perhatian dari Menteri Luar Negeri dan
Departemen Luar Negeri. Karena secara struktural kegiatan Kepala Biro
Administrasi Menteri dekat dengan kegiatan Menteri Luar Negeri. Dengan keadaan
saya merangkap jabatan Juru Bicara dengan Kepala Biro Administrasi Menteri,
maka akan memahami arus komunikasi yang masuk ke Departemen karena secara
tulisan, komunikasi yang masuk yang ditujukan pada Menteri Luar Negeri harus
saya baca dan filter. Dalam hal yang tidak tertulis adalah, saya mengikuti semua
kegiatan Menteri Luar Negeri, baik dalam menerima tamu atau pun mendampingi
Menteri ke luar negeri. Dengan itu ungkapan-ungkapan dan pandangan-pandangan
Menteri Luar Negeri dapat saya rekam dan ingat” (Wawancara dengan Juru Bicara
Departemen Luar Negeri, 31 Desember 2002).
Dalam
“Report of the Task Force on
Reorientation of UN Public Information Activities”, menyatakan bahwa fungsi
Juru Bicara atau spokesman adalah
bahwa:
“Juru
Bicara berfungsi untuk mengumpulkan informasi yang patut dijadikan berita dari
Sekretariat Departemen dan kegiatan-kegiatannya di luar organisasi, lalu
mengembangkannya menjadi dasar uraian materi atau penerangan singkat harian,
secara aktif menyebarkan materi-materi tersebut kepada media massa (media
berita), dan menanggapi pertanyaan pers yang menjadi perhatian masyarakat.
Kegiatan Juru Bicara harus dekat dengan pimpinan Departemen atau Organisasi
agar dapat mengembangkan pesan-pesan dan mengidentifikasikan berita-berita atau
kejadian-kejadian yang menjadi ketertarikan media massa. Mempunyai akses
(informasi atau pesan) langsung dari pimpinan organisasi adalah kunci utama
untuk kredibilitas Juru Bicara dari para pers. Juru Bicara harus terus
mengikuti dan mengetahui seluruh rencana pimpinan organisasi, juga mengikuti
atau mendampingi pimpinan bila bepergian” (Report
of the Task Force on Reorientation of UN Public Information Activities, Chapter
III: A New Communication Structure, halaman 5).
Dengan
demikian, berarti Juru Bicara harus mengumpulkan informasi yang patut dijadikan
berita, yang kemudian dikembangkan menjadi materi informasi yang menjadi
ketertarikan pers dan masyarakat mengenai organisasinya, lalu disampaikan
kepada pers. Dalam mengumpulkan informasi tersebut, Juru Bicara harus mengikuti
dan mengetahui seluruh kegiatan organisasinya dan mendampingi pimpinan
organisasi bila bepergian agar mengetahui pandangan-pandangan, kebijakan, dan
pemikiran-pemikiran pimpinan organisasi, guna menyampaikannya kepada pers dan
dapat memberikan tanggapan terhadap apa yang menjadi ketertarikan pers dan
masyarakat bila mereka bertanya.
Siagian berpendapat bahwa
“sebagai wakil dan Juru Bicara resmi organisasi, fungsi pimpinan tidak terbatas
pada pemeliharaan hubungan baik saja, tetapi harus membuahkan perolehan
dukungan yang diperlukan oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan
berbagai sasarannya”. Dilanjutkannya bahwa “salah satu konsekuensi logis dari
fungsi demikian ialah bahwa seorang pimpinan mutlak perlu mengetahui bukan saja
bagaimana merumuskan kebijaksanaan strategik, akan tetapi juga berbagai
keputusan lain yang telah diambil oleh para pejabat pimpinan yang lebih rendah.
Bahkan lebih dari itu. Dituntut pula pengetahuan yang memadai tentang berbagai
kegiatan yang berlangsung dalam organisasi sebagai pelaksanaan dari berbagai keputusan
yang telah diambil. Pengetahuan demikian akan memungkinkannya memberikan
penjelasan yang diperlukan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran tercapai.
Artinya, dengan demikian persepsi yang tepat dari berbagai pihak dapat
ditumbuhkan, seluruh kebijaksanaan yang ditempuh serta latar belakangnya dapat
dipahami, salah pengertian tercengah timbulnya atau bila telah timbul dapat
dihilangkan, dukungan yang diperlukan dapat diperoleh” (Siagian).
Dari penjelasan-penjelasan
di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa dengan mempunyai tugas memberikan
penjelasan mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi, maka Juru Bicara
berfungsi sebagai pihak yang menyampaikan informasi dan memberikan penjelasan
terutama bila diajukan pertanyaan oleh pihak luar. Misalnya pada saat wawancara
langsung dengan pihak media massa atau pada forum tanya jawab dalam kegiatan Press Briefing, mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi yang
bersangkutan (dalam hal ini Departemen Luar Negeri), guna menumbuhkan persepsi
yang tepat dan dapat dipahami dari berbagai pihak, terutama media massa. Karena
media massa merupakan pihak yang memiliki peranan penting antara organisasi
dengan publik, dimana media massa dapat membantu menyampaikan penjelasan
mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi tertentu kepada masyarakat luas
dengan berbagai kalangan guna mendapatkan dukungan yang diperoleh organisasi
dalam usaha pencapaian tujuan-tujuan tertentu. Serta bila telah timbul salah
pengertian mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi tersebut atau adanya issu
yang kurang tepat dengan masalah yang sebenarnya, dapat dihilangkan atau
dikembalikan pada masalah yang sebenarnya, karena fungsi lain dari Juru Bicara
adalah mengklarifikasi issu atau masalah tertentu yang bersangkutan dengan
organisasinya. Hal tersebut dapat dilakukan melalui Press Briefing yang
diadakan Juru Bicara atau organisasi yang bersangkutan. Dengan ini dapat
menciptakan citra organisasi atau lembaga yang positif.
Sumber tulisan:
Siagian, Sondang P., 1999, Teori dan Praktek Kepemimpinan, Rineka Cipta, Jakarta.
Report of the Task Force on
Reorientation of UN Public Information Activities, Chapter III: A New
Communication Structure