JENIS-JENIS BERITA YANG DISAMPAIKAN MELALUI SURAT
Dalam surat-menyurat bisnis ada beberapa jenis-jenis berita yang
disampaikan kepada penerima surat, yaitu sebagai berikut:
- Berita yang menyenangkan (good news letters)
- Berita netral (neutral news letters), dan
- Berita yang tidak menyenangkan (bad news letters).
Berita Yang Menyenangkan
Surat dengan berita yang menyenangkan atau netral paling banyak dikirim
dan diterima kebanyakan perusahaan. Karena sifat yang menyenangkan atau netral
itu jenis surat seperti ini tidak sulit untuk menyusunnya. Contoh surat netral
ini adalah surat pemberitahuan tentang penerimaan lamaran pekerjaan, pesanan
pembelian barang, persetujuan pemberian kredit. Contoh lain surat ini adalah
pemberitahuan kepada pelanggan tentang pengiriman barang yang dipesan atau
surat kepada karyawan tentang promosi jabatan. Resiko surat dengan berita
menyenangkan atau netral ditolak permintaannya tidak besar. Surat dengan berita
menyenangkan memuat sesuatu yang diharapkan penerimanya. Oleh karena itu surat
tipe ini tidak perlu ditulis secara panjang lebar. Untuk menghemat waktu
penerima dan pengirim surat, berita yang disampaikan hendaknya ditulis secara
ringkas, tanpa ilustrasi atau penjelasan yang berkepanjangan. Dalam surat
pemberitahuan tentang pengiriman barang pesanan misalnya, penjelasan tersebut
dapat berupa pemberitahuan tentang tanggal dan cara pengiriman barang serta
kapan barang tersebut sampai di tempat pemesan. Salah satu berita menyenangkan
dalam surat bisnis adalah diluluskannya permintaan yang diajukan penerima
surat. Contohnya surat pemberitahuan tentang diluluskannya penawaran harga dan
syarat pembayaran barang yang dipesan pelanggan. Berita tentang tanggapan yang
positif ditulis secara tegas dan jelas dibagian permulaan surat.
Berita menyenangkan lain yang banyak disampaikan perusahaan kepada pihak
ketiga adalah pemberitahuan tentang telah diterimanya pesanan barang. Banyak
perusahaan memberitahu tentang diterimanya pesanan barang dengan mengirimkan
formulir pemberitahuan standar yang telah mereka cetak sebelumnya. Walaupun
pemberitahuan dengan formulir lebih baik daripada tidak ada pemberitahuan sama
sekali, namun cara ini dirasakan terlalu lugas. Konsumen pemberi pesanan merasa
pesanan atau perusahaan mereka tidak dianggap istimewa oleh perusahaan pemasok.
Padahal pesanan barang dari konsumen merupakan sesuatu yang istimewa bagi
perusahaan manapun. Pesanan barang merupakan pendukung keberhasilan operasi
bisnis. surat resmi pemberitahuan secara individual dirasakan lebih bersahabat
oleh pemesan barang. Oleh karena itu betapa pun kecilnya jumlah pesanan barang,
surat pemberitahuan secara resmi tentang telah diterimanya pesanan barang wajib
dikirimkan. Didalamnya dijanjikan pesanan tersebut akan segera dipasok, masalah
mengenai jadual pengiriman barang juga diberitahukan. Apabila persediaan barang
sedang kosong hendaknya segera diberitahukan. Selanjutnya dijanjikan kapan
diperkirakan persediaan barang akan ada dan kapan akan dikirim. Pesanan kecil
pada hari ini akan berkembang menjadi pesanan besar pada masa mendatang.
Berita Netral
Surat netral tidak menyampaikan berita yang menyenangkan maupun yang
tidak menyenangkan. Termasuk surqat netral yang terbanyak dipergunakan dalam
dunia bisnis adalah surat penawaran barang, permintaan informasi, permintaan
kredit dan pesanan barang. Seperti halnya surat dengan berita yang menyenangkan
surat netral ditulis secara ringkas tetapi tegas dan jelas. Agar penerima surat
memberikan reaksi yang positif hendaknya dikemukakan manfaat apa saja yang
dapat mereka peroleh bila membeli produk yang ditawarkan. Dalam surat tersebut
dicantumkan dengan jelas harga persatuan produk (di gudang pemasok), jenis dan
jumlah potongan harga, jadwal pengiriman barang, biaya pengiriman, syarat
pembayaran, jumlah minimun pesanan (bila ada).
Permintaan informasi dilakukan baik dalam rangka riset bisnis maupun
permintaan penjelasan tentang produk yang dipasarkan atau diiklankan. Hal
penting yang perlu diperhatikan pengirim surat adalah membangkitkan minat
penerima surat untuk memberikan informasi yang diminta.perusahaan menengah dan
besar yang berhasil operasi bisnisnya banyak sekali menerima permintaan
informasi tentang produk yang mereka pasarkan. Semakin spesifik dan jelas
informasi yang diminta pengirim surat semakin mudah perusahaan yang
bersangkutan memberikan jawaban.
Permintaan kredit. Kredit adalah salah satu sumber dana untuk mendanai
operasi bisnis sebagian besar perusahaan. Dalam hal permintaan kredit dilakukan
dengan surat , isi surat hendaknya diusahakan tidak lebih panjang dari yang
diperlukan. Didalam isi surat diutaraka jumlah kredit yang diminta, rencana
penggunaan kredit, sumber pembayaran kembali kredit, nama dan alamat perusahaan,
dan kesanggupan mempertimbangkan berbagai macam syarat yang ditentukan calon
kreditur.
Pesanan barang. Banyak perusahaan menyediakan formulir standar pesanan
barang yang mereka pasarkan. Dalam hal ini pemesan barang mengisi formulir
tersebut dan menyerahkan kepada petugas
yang melayani pesanan. Apabila pesanan dilakukan dengan surat hendaknya
disebutkanj dengan jelas produk yang dipesan, spesifikasi produk tersebut,
standar mutu dan merek dagang, nomor katalog, jumlah satuan produk, harga
persatuan produk, tanggal dan cara pengirimkan barang, tempat tujuan pengiriman
barang, cara pembayaran dan syarat-syarat khusus yang diinginkan pemesan.
Berita Yang Tidak Menyenangkan
Menurut Jean Francois Manzoni (dalam artikelnya A Better Way to Deliver
Bad News di majalah Harvard Business Review, September 2002) menyampaikan
berita yang tidak menyenangkan merupakan tugas yang tidak disukai oleh manajer.
Menurut beliau hal itu disebabkan karena menyampaikan berita yang tidak
menyenangkan (baik secara lisan maupun tulisan) tidak mudah. Berita tidak
menyenangkan dapat menimbulkan salah pengertian diantara pihak-pihak yang
berkomunikasi. Contoh berita tidak menyenangkan adalah penolakan terhadap suatu
permintaan, termasuk permintaan penurunan harga barang, penurunan jumlah
pembayaran panjar dan perpanjangan masa tagihan kredit penjualan. Untuk
mengurangi kekecewaan atau sikap antipati si penerima pesan, menyampaikan
berita yang menyenangkan wajib dilakukan secara berhati-hati. Hal itu lebih
diperlukan lagi bilamana hubungan bisnis dengan penerima surat pada masa yang
akan datang masih dibutuhkan.