PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA DINAS KESEHATAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa
Yogyakarta yang meliputi prosedur surat masuk dan surat keluar, sistem
penyimpanan, azas penyimpanan, fasilitas penyimpanan, petugas kearsipan,
pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, serta faktor-faktor yang
mempengaruhi pelaksanaan manajemen kearsipan. Penelitian ini merupakan penelitian
deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian yakni
pegawai sub bagian umum yang bertugas mengelola arsip secara langsung sejumlah
enam orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara,
dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif
yang terdiri dari : reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan.
Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu triangulasi dengan
menggunakan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian yang dilakukan
menunjukkan bahwa pelaksanaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa
Yogyakarta belum dilaksanakan secara optimal, ditunjukkan dengan kesimpulan
sebagai berikut: (1) fasilitas kearsipan seperti depo arsip/ruangan penyimpanan
arsip belum tersedia, arsip masih berada di masing-masing ruangan pada setiap
bagian, suhu dan kelembaban udara masih belum sesuai, tidak tersedia alat ukur
suhu, tidak tersedia AC, alat pendeteksi api (fire detector), serta vacuum
cleaner (2) petugas kearsipan hanya berasal dari pegawai Sub Bagian Umum, belum
terdapat fungsional arsiparis, (3) fumigasi belum pernah dilakukan,
pemeliharaan dan perawatan sebatas membersihkan debu, diberi kamper dan
disemprot. (4) peralatan penyimpanan arsip sudah tersedia namun dari segi
kuantitasnya masih kurang. (5) pemusnahan arsip belum dilakukan karena prosedur
yang panjang, dan belum dibuat jadwal retensi arsip.
Penulis: Eni Kuswati
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141542
