PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
Abstrak: Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan Kepegawaian Daerah
Pemerintah Kota Yogyakarta berkaitan dengan sistem penyimpanan arsip, fasilitas
kearsipan, petugas kearsipan, lingkungan kerja kearsipan, pemeliharaan dan
pengamanan arsip,peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip
serta hambatan yang dihadapi dalampengelolaan arsip dinamis. Penelitian ini
merupakan penelitian deskriptif. Teknik pengumpulan data menggunakan tiga
metode yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Kepala Sub Bag Umum &Kepegawaian
sebagai informan kunci, sedangkan informan pendukungnya adalah sembilan orangpegawai
di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta yang secara langsungmelaksanakan
kegiatan kearsipan di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta. Analisis
data menggunakan model interaktif dengan langkah-langkah sebagai berikut:
reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan
data dilakukan dengan triangulasisumber dan metode. Hasil penelitian menunjukan
bahwa: Sistem penyimpanan arsip dinamis di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah
Kota Yogyakarta menggunakan sistem nomor berdasarkan kode klasifikasi. Asas
penyimpanan arsip yang digunakan adalah asas kombinasi
sentralisasidesentralisasi. Peralatan dan perlengkapan belum memadai baik dari
segi kualitas maupun kuantitas dan kemampuan yang dalam hal pengetahuan dan
ketrampilan masih terbatas karena rata-rata pendidikan pegawai bukan pendidikan
khusus kearsipan dan belum pernah di adakan diklat tentangkearsipan.Lingkungan
kerja yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta dari segi
pencahayaan dan kebersihan sudah cukup tetapi dari segi kenyamanan masih kurangkarena
arsip yang disimpan masih menyatu dengan ruang kerja dan juga ruang penyimpanan
arsipkepegawaian belum terpasang AC. Sudah adanya alat pemadam kebakaran
sebagai salah satu upayapengamanan arsip dinamis dan fungisasi yang dilakukan
setiap tahun sekali sebagai bentuk perawatan arsip. Pelaksanaan penyusutan
hingga pemusnahan dilakukan oleh arsiparis dari arpusda,pegawai kearsipan di
Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta hanya melakukanpemindahan
arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif.
Penulis: Mareta Merliana
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd131170
