PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SLEMAN
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Kantor Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman, berkaitan dengan Sistem Penyimpanan Arsip,
Fasilitas Kearsipan, Pegawai Kearsipan, Lingkungan Kerja Kearsipan, dan
Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip, Khususnya Arsip Dinamis.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang
artinya
bahwa penelitian ini menggambarkan kondisi obyek yang ada secara nyata
tanpa membuat hipotesis atau prediksi. Data dikumpulkan melalui observasi,
wawancara, dan dokumentasi.Informan kunci dalam penelitian ini adalah Staff
Bagian Tata Usaha, sedangkan Informan pendukung adalah pegawai kearsipan pada
Seksi Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Sleman.Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah reduksi
data, penyajian data, dan menarik kesimpulan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Kantor
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman belum sepenuhnya
dilaksanakansecara optimal. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan JRA(jadwal
retensi arsip) yang hanyadisusutkan dalam jangka waktu 5 sampai 6 kali dalam
satu tahun sehingga terjadi penumpukan di dalam tempat penyimpanan arsip.
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem kearsipan pola baru yang
merupakan gabungan dari sistem-sistem kearsipanyang ada dan azas yang digunakan
adalah azas sentralisasi yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada
suatu bagian atau unit tertentu. Dalam hal pengetahuan pegawai di bidang
kearsipan, belum semua pegawai pernah mendapatkan pendidikan di bidang kearsipan.Lingkungan
kerja kearsipan masih belum memadahi dari segi kenyamanan ruang masih belum
tertata dengan baik, cahaya yang masuk kurang memadahi karena hanya terdapat
lampu neon dan sedikit cahaya dari ventilasi.Dalam melakukan pemeliharaan arsip
upaya yang telah dilakukan adalah membersihkan arsip dari debu seperti
penggunaan vacuumcleaner dan kamperisasi pada tempat penyimpanan arsip.Untuk
penyusutan arsip dilakukan setahun sekali atau sesuai dengan jadwal retensi
arsip (JRA) yang ditetapkan.
Penulis: Nur Indah Puspita
Ningrum
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141482
