PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KEPOLISIAN DAERAH D. I. YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan mengetahui pengelolaan arsip dinamis di kantor Kepolisian Daerah D.
I. Yogyakarta, khususnya kegiatan 1) pengelolaan arsip dinamis, 2) hambatan
pengelolaan arsip dinamis, serta 3) upaya mengatasi hambatan pengelolaan arsip
dinamis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Informan kunci adalah petugas kearsipan Setum Kepolisian Daerah d.
I. Yogyakarta, dan informan pendukung adalah petugas kearsipan. Pengumpulan
data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data
dilakukan dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Pemeriksa keabsahan data menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode. Hasil
penelitian menunjukkan : 1) Pengelolaan arsip dinamis, sistem penyimpanan arsip
dinamisaktif menggunakan pokok soal, nomor, dan arsip dinamis inaktif ditambah
tanggal, asas asas sentrasilasi-desentralisasi, fasilitas kearsipan belum
memadai, sebagian besar arsiparis bukan pendidikan kearsipan dan belum
mengikuti pelatihan kearsipan, lingkungan kerja dari segi pencahayaan cukup,
ketenangan kurang, penemuan kembali arsip dinamis aktif memerlukan waktu2 menit
dan arsip dinamis inaktif lebih dari 2 menit, memiliki prosedur peminjaman
arsip, pemeliharan arsip belum optimal dan belum berkala, penyusutan arsip
belum baik, kecuali setum, keuangan, dan kepegawaian. 2) Hambatan pengelolaan
arsip dinamis, kurangnya fasilitas dan peralatan pengelolaan arsip (rak arsip,
filling cabinet), kurangnya arsiparis yang profesional, belum dipisah antara
ruangan penyimpanan arsip dan ruang kerja, belum adanya pengawas dalam pengelolaan
kearsipan, belum ada jadwal perawatan arsip, sebagian besar kegiatan penyusutan
arsip dinamis belum terlaksana. 3) Upaya mengatasi hambatan pengelolaan arsip
dinamis, pelatihann kearsipan setiap tahun sekali, membuat proposal penambahan
dana dan pengadaan fasilitas kearsipan, sosialisasi pengelolaan arsip oleh Setum
Polda dan Polri.
Penulis: Efrilla Kurnia Bagus
Kuncoro
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd131167
