PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR BADAN KEPENDUDUKAND DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL (BKKBN) PROVINSI DIY
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Kantor BKKBN Provinsi DIY,
penghambat dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, usaha-usaha yang
dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Penelitian ini merupakan penelitian
deskriptif, dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Informan kunci pada
penelitian ini adalah Kepala Bagian Kesekretariatan, informan pendukung adalah
petugas yang mengelola arsip di lima bidang, serta arsiparis berjumlah dua
orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara,
dan dokumentasi. Teknik analisis dat a yang
digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari : reduksi data, penyajian
data, dan penarikan kesimpulan. Teknik keabsahan data yang digunakan dengan
triangulasi data yaitu triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Kantor BKKBN Provinsi DIY belum
sepenuhnya dilaksanakan secara optimal, yaitu (1) Pengurusan atau pengelolaan
surat masuk belum dilaksanakan dengan tepat, (2) Sistem penyimpanan arsip belum
diterapkan oleh setiap bidang, (3) Peminjaman arsip dinamis belum menggunakan
prosedur peminjaman yang tepat, (4) Penemuan kembali arsip masih membutuhkan
waktu yang cukup lama yaitu berkisar 5 menit, (5) Pemeliharaan dan Pengamanan arsip
dinamis belum dilaksanakan dengan optimal, (6) Proses penyusutan arsip dinamis
belum menggunakan prosedur penyusutan yang benar. Hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis antara lain (1) Fasilitas kearsipan dari segi
kualitas dan kuantitas masih kurang, (2) Keterbatasan kemampuan arsiparis dan keterbatasan
pengetahuan pegawai tentang pentingnya pengelolaan arsip dinamis, (3)
kebersihan dan kerapian lingkungan kear sipan kurang diperhatikan oleh pegawai.
Penulis: Rina Permatasari
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141532
