PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SUBBAGIAN UMUM DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Subbagian Umum Dinas Pendidikan,
Pemuda, dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta yang masih belum optimal. Penelitian
ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan
informan penelitian terdiri dari informan kunci yaitu Kepala Subbagian Umum dan
informan pendukung yaitu staff pengadministrasian umum dan penata usaha
pimpinan. Teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan teknik observasi,
wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan dengan Analisis
Model Interaktif, adapun langkah-langkah dengan model ini adalah reduksi data,
penyajian data, penarikan kesimpulan, dan verifikasi. Teknik keabsahan data
menggunakan teknik triangulasi metode dan sumber. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa Pengelolaan arsip dinamis di Subbagian Umum Dinas Pendidikan, Pemuda, dan
Olahraga DIY belum dilaksanakan secara optimal disebabkan oleh: (1) Penciptaan
arsip dalam pengurusan surat masuk belum dilaksanakan secara benar; (2) Penataan
arsip dinamis belum menggunakan prinsip kerapian; (3) Peminjaman arsip dinamis
belum menggunakan prosedur peminjaman yang tepat; (4) Penemuan kembali arsip
masih membutuhkan waktu cukup lama yaitu antara 5 menit sampai dengan 60 menit;
(5) Pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis belum dijalankan secara maksimal;
(6) Proses penyusutan arsip dinamis tidak menggunakan prosedur yang benar.
Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain (1)
Fasilitas kearsipan secara kualitas dan kuantitas masih kurang; (2) Belum
adanya arsiparis dan keterbatas kemampuan serta pengetahuan pegawai tentang
pengelolaan arsip dinamis; (3) Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja
kearsipan kurang diperhatikan oleh pegawai.
Penulis: Wahyu Hidayat
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141500
