PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR KECAMATAN GAMPING KABUPATEN SLEMAN YOGYAKARTA

Edit
ABSTRAK: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, 1) pengelolaan arsip dinamis, 2) hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, 3) upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang Kepala Bagian Sekretariat, dan empat orang petugas kearsipan pada Bagian Sekretariat, Seksi Pelayanan Umum, Seksi Perekonomian dan Pembangunan, serta Seksi Kesejahteraan Masyarakat. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar. 2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip yang menggunakan lembar pinjam arsip dan penemuan kembali arsip yang menggunakan kartu kendali serta daftar pencarian arsip. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng. 4) Penyusutan arsip yang dilakukan setiap satu tahun sekali. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem yang digunakan adalah sistem kartu kendali dengan sistem penyimpanan nomor kode klasifikasi serta menggunakan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi, b) fasilitas belum mencukupi karena masih kurangnya dana yang dianggarkan untuk pengadaan fasilitas, b) kurangnya pegawai kearsipan, dan latar belakang pendidikan yang belum lulusan kearsipan, c) pencahayaan ruangan arsip sudah cukup, tetapi suhu udara masih belum kondusif. Hambatan yang dihadapi, yaitu: pengelolaan arsip masih terhambat karena kurangnya fasilitas yang digunakan, kurangnya pegawai dan kemampuan serta pengetahuan pegawai kearsipan, pemeliharaan arsip yang masih belum optimal. Upaya mengatasi hambatan-hambatan, yaitu : mengajukan proposal penambahan dana untuk pengadaan fasilitas kearsipan, pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal, mengoptimalkan pegawai yang layak untuk jabatan bidang kearsipan, arsip sering dibersihkan agar terhindar dari kerusakan.
Kata kunci: pengelolaan arsip dinamis
Penulis: Siwi Indarwati
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141547

Artikel Terkait :

Jp Administrasi Negara dd 2014