PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR KECAMATAN GAMPING KABUPATEN SLEMAN YOGYAKARTA
ABSTRAK: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui, 1) pengelolaan arsip dinamis, 2) hambatan-hambatan dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, 3) upaya dalam mengatasi hambatan
pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang
Kepala Bagian Sekretariat, dan empat orang petugas kearsipan pada Bagian
Sekretariat, Seksi Pelayanan Umum, Seksi Perekonomian dan Pembangunan, serta
Seksi Kesejahteraan Masyarakat. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah
observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data
adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan
pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi
sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum
pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta
meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan
surat keluar. 2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip yang
menggunakan lembar pinjam arsip dan penemuan kembali arsip yang menggunakan
kartu kendali serta daftar pencarian arsip. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan
dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng. 4) Penyusutan arsip
yang dilakukan setiap satu tahun sekali. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan
arsip meliputi: a) sistem yang digunakan adalah sistem kartu kendali dengan
sistem penyimpanan nomor kode klasifikasi serta menggunakan azas kombinasi
sentralisasi-desentralisasi, b) fasilitas belum mencukupi karena masih
kurangnya dana yang dianggarkan untuk pengadaan fasilitas, b) kurangnya pegawai
kearsipan, dan latar belakang pendidikan yang belum lulusan kearsipan, c) pencahayaan
ruangan arsip sudah cukup, tetapi suhu udara masih belum kondusif. Hambatan
yang dihadapi, yaitu: pengelolaan arsip masih terhambat karena kurangnya
fasilitas yang digunakan, kurangnya pegawai dan kemampuan serta pengetahuan
pegawai kearsipan, pemeliharaan arsip yang masih belum optimal. Upaya mengatasi
hambatan-hambatan, yaitu : mengajukan proposal penambahan dana untuk pengadaan
fasilitas kearsipan, pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal,
mengoptimalkan pegawai yang layak untuk jabatan bidang kearsipan, arsip sering
dibersihkan agar terhindar dari kerusakan.
Penulis: Siwi Indarwati
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd141547
