ANALISIS PENERAPAN E-OFFICE SEBAGAI PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE DI DEPO ARSIP KABUPATEN BANGKALAN
Abstrak: Perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi mengakibatkan suatu organisasi ingin
memaksimalkan penggunaan teknologi otomatisasi dengan cara memanfaatkan
teknologi yang ada untuk keperluan administrasi perkantoran, seperti dalam
proses pengarsipan. Tekonologi informasi yang diterapkan dalam sebuah kantor
untuk mendukung kegiatan perkantoran diantaranya yaitu penerapan e-office.
Penerapan aplikasi e-office yang digunakan dapat mengurangi penggunaan kertas
atau paperless office dalam sebuah kantor.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan penerapan e-office
sebagai perwujudan paperless office di Depo Arsip Kabupaten Bangkalan. Jenis
penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subyek dalam penelitian ini
berjumlah 3 orang. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model
Miles & Hubermen dengan menggunakan triangulasi sumber. Hasil penelitian
ini adalah aplikasi e-office yang digunakan oleh Depo Arsip Kabupaten Bangkalan
yaitu Aplikasi Simardi (Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis). Aplikasi
Simardi ini membantu pengelolaan kearsipan daerah, mulai dari proses entri data
surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentuk-bentuk laporan yang berkaitan
dalam pengelolaan arsip diantaranya daftar arsip (daftar arsip permanen, daftar
arsip musnah dan daftar arsip dinilai kembali) serta laporan statistik volume
arsip, agar arsip-arsip yang berada di seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) dapat terpantau dan menjadi lebih tertib.
Hasil yang didapatkan dari penerapan aplikasi e-office Depo Arsip
Kabupaten Bangkalan mampu menekan penggunaan kertas hingga 18% dari sebelumnya
40 rim menjadi 33 rim setiap tahunnya, meski aplikasi e-office yang diterapkan
masih belum sempurna.
Penulis: Ratna Wahyu N dan
Durinda Puspasari, S.Pd., M.Pd
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd160657
