PEMANFAATAN APLIKASI PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS IN-AKTIF DAN STATIS DALAM UPAYA PENEMUAN KEMBALI ARSIP DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA
Abstrak: Kantor sebagai tempat
diadakannya kegiatan tata usaha yang menangani data dan informasi mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai dengan menyalurkan. Untuk
itu, kantor tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yaitu kegiatan dalam
pengelolaan arsip. Arsip dikatakan sebagai pusat ingatan, dasar pengambilan
keputusan, dan dapat dikatakan sebagai bukti yang sah. Oleh karena itu,
dibutuhkan aplikasi yang dapat membantu penemuan kembali arsip agar dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis
pemanfaatan aplikasi penyimpanan arsip dinamis in-aktif dan statis dalam upaya
penemuan kembali arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Jenis
penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian
adalah 3 orang bagian staff akuisisi dan deposit serta 1 orang bagian
pengembangan teknologi informasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Teknik pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan penarikan
kesimpulan dengan teknik keabsahan data menggunakan triangulasi sumber. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dalam
melakukan proses penyimpanan arsip menggunakan sistem manual untuk pendataan
(pendeskripsian isi arsip sesuai dengan subjek atau masalah arsip) ke dalam
kartu data sebelum dilakukan pengentrian data ke dalam aplikasi. Arsip yang
disimpan di aplikasi penyimpanan yaitu arsip dinamis in-aktif yang berumur di
atas 10 tahun dan arsip statis yang disimpan sesuai dengan jangka waktu yang
telah ditentukan oleh JRA (jadwal retensi arsip) yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan
Kota Surabaya.
Penulis: Aprilia Rostanti dan
Durinda Puspasari
Kode Jurnal: jpadministrasinegaradd160660
